Zimbra Desktop ช่วยค้นหาข้อมูลเก่า ๆ ใน Gmail ได้ผลดีเกินคาด

Zimbra Desktop ช่วยค้นหาข้อมูลเก่า ๆ ใน Gmail ได้ผลดีเกินคาด

 

ปกติผมใช้อีเมล์ของกูเกิลเป็นประจำมาตั้งแต่ไหนแต่ไรแล้ว ทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว ใช้พื้นที่ของ gmail ไปหลายกิ๊กกะไบต์ เปลี่ยนคอมพิวเตอร์มาหลายเครื่องแล้ว การมีอะไรที่สำคัญก็เก็บไว้ที่ gmail ก็ดีไปอย่าง เมื่อใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นก็เอาข้อมูลนั้นออกมาใชได้อย่างทันที แล้ววันหนึ่งมีเรื่องต้องค้นหาเอกสารไฟล์แนบเก่า ๆ (เกือนจะห้าปีได้แล้วมั้ง)จาก gmail แล้วผมจะหาเจอได้อย่างไรครับ ถ้าเมล์เยอะขนาดนั้น

ใน gmail มีเครื่องมือ search ให้ใช้ค้นสิ่งที่ต้องการจากเมล์ ในกรณีนี้ผมจำอะไรไม่ได้มากเลยนอกจากว่าไฟล์นั้นเป็น pdf ขนาดประมาณ 2 เมกะไบต์เท่านั้นและจำเมล์ผู้ส่งไม่ได้ จำได้แต่เป็นเมล์บริษัทเท่านั้นเอง search ของ gmail ช่วยค้นหา attach file ได้แต่ระบุประเภทของไฟล์ไม่ได้ (หรือผมทำไม่เป็นก็ไม่รู้นะ) การรายงานผลก็ยาวพรืด ต้องต่อหน้าสองหน้าสามไปเรื่อยเหมือนกับไล่หาไปทีเมล์ ซึ่งยังหาไม่เจออยู่ดี ก็อดคิดถึง search ของ Zimbra Desktop ที่มีตัวเลือกให้ใช้ได้มากกว่า ซึ่ง Zimbra Desktop นั้นใช้เป็น offline mail สำหรับพวก gmail, yahoo, hotmail ได้เป็นอย่างดี อาจจะใช้ search ของ Zimbra Desktop ช่วยหาให้เร็วขึ้นได้ จึงดาวน์โหลด Zimbra Desktop 2.0.1 จากลิงค์ข้างๆนี่แหละ ปกติก็ใช้อยู่ประจำแต่งานนี้ไม่ได้ถือเครื่องประจำมาด้วยซิครับ

เมื่อติดตั้งโปรแกรม ZDC แล้วก็จะได้หน้าตาโปรแกรมแรก ๆ เลยเป็นแบบนี้

แต่ว่าผมไม่ชอบรันโปรแกรมเป็นตัวๆ บน desktop เวลาใช้เว็บไซต์อยู่ต้องสลับหน้าจอไปที่โปรแกรมบนเดสก์ทอปอยู่เรื่อย ๆ ผมชอบที่จะใช้แทบบน IE จึงให้ ZDC เปิดในหน้าต่างเป็น Tab หนึ่งของ IE คลิกที่ Open in Web browser ที่มุมขวามือล่างเลยครับ ก็จะได้ ZDC เป็นอีกหน้าต่างใน Tab หนึ่งของ browser ไปแล้ว

Add New User ตั้งชื่อเมล์โดยเลือก Gmail เพราะผมกำลังจะดึงเมล์จาก Gmail มาไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์นี้เก็บในตัว ZDC

คลิกปุ่ม Validate and Save ชื่อเมล์ พาสเวิร์ดถูกต้อง ZDC ก็พร้อมดึงเมล์จาก gmail แล้วครับคลิก launch desktop ได้เลย ZDC จะเปิดหน้าต่างเมล์และดึงเมล์จาก gmail มาทันที รอให้เสร็จหมดก่อนครับ ผมจะใช้ Search ค้นหาไฟล์ PDF ที่ต้องการให้ดู

ในการค้นหาผมคลิกคำสั่ง Advance ที่บรรทัดช่องการค้นหาเพื่อเปิดแถบคำสั่งต่าง ๆ เกี่ยวกับการค้นหาขึ้นมา ใช้เมาส์คลิกอย่างเดียวเลยครับสะดวกมากไม่ต้องเก่งคำสั่ง สังเกตุในช่อง search จะแสดงรูปแบบไวยากรณ์คำสั่งค้นหาเมื่อเราคลิกปุ่มค้นหาต่าง ๆ ผมค้นหาดังนี้

Basic -> ว่างไว้เพราะจำไม่ได้ว่าใครส่งมา
Attachment -> Specfic Attachment เลือกเป็น PDf
Size is larger than 2 MB
Time -> Last year
Domain -> เมื่อคลิกแล้วจะแสดงโดเมนต่าง ๆของเมล์ที่มีขึ้นมา ให้คลิกเลือก ในกรณีนี้ผมจำไม่ได้ จึงไม่เลือก
in:"inbox" -> ใส่เข้าไปเองต่อท้ายคำสั่งในช่อง search ผมต้องการให้ค้นหาในช่อง Inbox เท่านั้น

ZDC จะค้นหาแบบเรียลไทม์เลยเมื่อคลิกคำสั่งค้นหาแต่ละคำสั่ง ซึ่งจะแสดงที่หน้าต่างด้านล่าง ทำให้เราปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการค้นหาได้ ถ้าเห็นว่าผลลัพธ์ที่ได้นั้นไม่ค่อยตรงกับความต้องการสักเท่าไหร่ หรือจะคลิกคำสั่ง search ให้ค้นหาอีกรอบก็ได้เช่นกัน ปุ่ม save นั้นมีไว้เพื่อ save คำสั่งค้นหาที่แสดงในช่อง search เพื่อใช้ในการค้นหาครั้งต่อไปโดย save เก็บเป็นชื่อไฟล์แสดงใน folder search ด้านซ้ายมือ ให้ประโยชน์อย่างมากเมื่อผมต้อง search หาในเงื่อนไขเดียวกันนี้อีก ก็เพียงแต่คลิกชื่อ search ที่เซฟไว้เท่านั้นเอง สำหรับผมแล้วได้เอกสารที่ต้องการภายในไม่ถึง 5 นาที

การค้นหาของ ZDC ถือว่าเร็วมาก เนื่องจากเป็นการค้นหาแบบดาต้าเบส zdc เก็บเมล์เป็นดาดาเบส และสร้าง index ไฟล์ไว้ทำให้การค้นหาแสดงผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็ว ถึงขนาดเรียลไทม์

การเลือกใช้เมล์โปรแกรมนอกจากจะใช้งานได้ง่าย เหมาะสมกับเมล์เซิร์ฟเวอร์ที่ใช้แล้ว ขอให้พิจารณาเรื่อง Search ด้วยนะครับ เมล์เก็บไว้จำนวนมากหลายปีเข้า search ก็ต้องแสดงผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็ว และยืดหยุ่นในการใส่เงื่อนไขได้ด้วย ตัว ZDC ถือว่าเป็นเมล์ไคลเอนต์ที่น่าใช้มากตัวหนึ่งซึ่งสามารถใช้กับเมล์ได้ทุกค่ายทั้ง gmail,yahoo,hotmail และเมล์แบบ pop ทั่วไป เมื่อใช้ร่วมกับ Zimbra Mail Collaboration Suit แล้ว ถือว่าเป็นเนื้อคู่ที่เหมาะสมที่สุดเลยจริง ๆ....แถมยังฟรีอีกต่างหาก