สร้างเมล์ Team Support กับ ZCS ด้วยคุณสมบัติ personas แบบหมู ๆ

สร้างเมล์ Team Support กับ ZCS ด้วยคุณสมบัติ personas แบบหมู ๆ

แฟน ๆไอทีทริปเปิลพลัสทุกท่านครับ..

ท่านคงเคยได้รับเมล์จากฝ่ายซับพอร์ตเช่น support@domain.com หรือจากฝ่ายขายเช่น sales@domain.com และ info@domain.com แล้วเคยสังสัยไหมครับว่าเบื้องหลังเมล์เหล่านี้ใครเป็นคนดูแล...เราจะติดต่อกับใคร ทำไมไม่ตั้งชื่อคนดูแลไปเลยว่านายนั่นนางสาวนี่ เวลาติดต่อจะได้ชัดเจนว่ากำลังติดต่ออยู่กับใคร.. เหมือนโทรศัพท์ไปแจ้งปัญหาอินเทอร์เน็ต บอกปัญหาจนหมดเปลือกแล้ว พอโทรไปอีกที อีกคนรับต้องกลับมาเล่าเรื่องเก่าซ้ำอีกรอบ เมล์เหล่านี้จะเป็นเช่นนั้นไหมหนอ..

อย่าซีเรียสไปครับ เพียงแต่อยากบอกว่าการตั้งชื่อเมล์แบบนี้ บ่งบอกถึงความเข้มแข็งของทีมงาน มีพนักงานมากมาย ทำงานเป็นทีม (ซึ่งความจริงเป็นอีกเรื่อง)บริษัทมีศักยภาพในการจัดการ หลายๆบริษัทชอบใช้ชื่อแบบนี้ ซึ่งต้องมีคนรับผิดชอบดูแลเมล์เหล่านี้ สำหรับวิธีแบบชาวบ้านก็คือ ให้ใครคนใดคนหนึ่ง login เป็นชื่อนี้และคอยดูแลไป หรืออาจจะใช้เมล์นี้กันหลายคน สำหรับ ZCS แล้วมีวิธีการที่สวยงามคลาสสิคกว่านั้นเยอะ วันนี้เราจะมาดูเบื้องหลังกันครับ

Personas คือคุณสมบัติหนึ่งของ ZCS ที่อนุญาตให้คุณ "ส่งเมล์ในชื่อคนอื่น ด้วยเมล์ของคุณเองได้" แปลเป็นไทยได้ว่า "ส่งเมล์ของคุณไปให้ผู้รับ โดยหลอกผู้รับว่าเป็นเมล์ของคนอื่น" เป็นไงครับแปลไทยเป็นไทย งงกว่าเดิม "เวลาผู้รับปลายทาง reply เมล์กลับ เมล์นั้นจะถูกส่งมาถึงคุณหรือบุคคลอื่นก็ได้" เอ้า..งงไปใหญ่ เรามาดูตัวอย่างกันดีกว่าครับ

ผมเป็นหัวหน้าทีมซับพอร์ตไอทีมีลูกน้องสามคนชื่อเจ้าจันทร์ อังคารและพุธ แต่ละคนก็มีเมล์ของตนเองคือ monday@it3plus.demo,tuesday@it3plus.demo,wednesday@it3plus.demo ในงานซับพอร์ตผมจะให้ลูกค้าได้รับเมล์ชื่อว่า Team Support เมื่อลูกค้า Reply กลับผมจะเป็นคนรับและสร้าง Task ให้ลูกน้องสามคนนี้แล้วแต่จะเป็น task ของใครซึ่งทั้งสามคนใช้ ZCS เป็นหลักเวลารับงาน เมื่อทำเสร็จแล้วก็ให้ส่งเมล์กลับไปที่ลูกค้เลยในเมล์ของตนเองนั่นแหละแต่ลูกค้าจะได้รับเมล์ชื่อ Team Support เหมือนเดิม และเพื่อจัดทำทะเบียนงานผมสร้างเมล์เข้ามารองรับ 1 เมล์ชื่อ itsupportteam@it3plus.com เพื่อการจัดทำฐานข้อมูลงานในอนาคตด้วย

1. ผม login เข้า Zimbra Web Client ในชื่อของผม tawich@it3plus.demo
2. ผมไปที่ Preferences -> Account -> Add Persona

=== Persona Settings ===
Persona Name: Team Support
ช่อง From: ตั้งชื่อ Team Support
ช่องถัดไปผมใส่อีเมล์เป็น teamsupport@it3plus.demo
Replay-to: คลิกหมายถูกหน้า Set the "Reply-to" field of email messages to:
ช่องแรก Team Support ช่องเมล์ mrt2514@it3plud.demo

(ถ้าคุณไม่สามารถเลือกเมล์หรือเป็นสีเทาปรากฏเฉพาะชื่อของคุณเอง ให้ Admin Mail เข้าไปแก้ที่ UI ให้)
เสร็จแล้วครับ
ส่วนเมล์อีกสามคนนั้นผมก็ให้เขาตั้งตามนี้เหมือนกัน

3. เมื่อผมส่งเมล์ไปให้ลูกค้าผมเลือกเมล์ชื่อ Team Support จากช่อง From:
ส่งเมล์ไปยังลูกค้าโดยปกติ ทางฝั่งลูกค้าจะได้รับเมล์เป็นดังนี้

From: Team Support
E-mail : teamsupport@it3plus.demo

เมื่อ reply กลับมา ผมจะได้รับเมล์น้้น

เป็นไงครับพอจะเห็นภาพการใช้งานขึ้นมาบ้างไหม
ภาคต่อไป ผมจะเอาเมล์ teamsupport@it3plus.demo มาจัดทำข้อมูลการซ่อมบำรุงเป็นรายเดือนเพื่อตอบโจทก์ว่า
"เดือนนี้ซับพอร์ตไปกี่ราย" ก็ขอให้คอยติดตามครับ...

เอวัง....