Address Book จัดการให้เป็น มีประโยชน์มหาศาล

Address Book จัดการให้เป็น มีประโยชน์มหาศาล

คุณผู้อ่าน..ท่านที่เคารพ

วันนี้จะพูดถึงการจัดการ Address Book ของ ZCS ที่่ส่งเสริมให้เป็นการทำงานร่วมกันสมกับความสามารถของ ZCS ที่เป็น Collaboration

เพราะ Address Book หากบริหารจัดการแบบธรรมดา ZCS ก็จะมีความหมายเป็นเมล์ธรรมดา ๆ ตัวหนึ่งเท่านั้นเอง...

Address Book ต่อไปขอย่อว่า AB แล้วกันครับ ใน ZCS เริ่มเกิดขึ้นตั้งแต่แอดมินตั้งชื่อเมล์คนแรกนั่นแหละ พอติดตั้ง zcs เสร็จแล้วงานต่อไปก็เป็นการตั้งชื่อผู้ใช้งานชื่อที่ตั้งโดยแอดมินนั้นเรียกว่าเป็น Global Address Lists (GAL) ซึ่งก็คือชื่อของพนักงานในบริษัทที่ต้อง login เข้าใช้เมล์นั่นแหละครับ

เมื่อเราส่งเมล์เมล์ถึงกันรายชื่อเหล่านี้ก็จะแสดงรายการให้เลือกใน To,Cc,Bcc เป็นต้น และเมล์เซิร์ฟเวอร์หนึ่ง ๆก็จะมี GAL เพียงหนึ่งเดียวครับ จัดเก็บเป็นฐานข้อมูลผ่าน LDAP

เมื่อเราได้ใช้เมล์ติดต่อกับภายนอกรายชื่อเมล์ที่ได้มานั้นเรียกว่า Contact อยู่ภายใต้การดูแลของเราเหมือนสมุด AB ของเรา ส่วนคนอื่น ๆ ก็จะมี contact ของตนเอง เหมือนมีสมุดกันคนละเล่ม ต่างคนต่างใช้ของใครของมัน เมื่อจะใช้รายชื่อใน AB ของกันและกันจึงมาแชร์กันอีกทีในชีวิตจริงทำอย่างนี้ ZCS ก็ทำอย่างนี้เหมือนกันครับจะแบ่งปันให้ใครใช้ contact ของเราก็ต้องใช้วิธีแชร์ไปยังผู้ที่ต้องการนั้น เช่นกัน

การจัดการ AB ก็วนเวียนอยู่กับ GAL และ Contact นี่แหละครับ GAL เป็นหน้าที่ของแอดมิน ส่วน Contact เป็นหน้าที่ของเรา

ทำอะไรก็บ GAL ได้บ้าง

1. สร้าง groupmail สำหรับแต่ละฝ่าย เมื่อต้องการส่งข่าวสารคัญไปยังฝ่ายให้ได้รับทุกคนด้วย Distribution Lists
โดยเฉพาะฝ่ายบุคคลจะใช้ประโยชน์ได้มากในการส่งประกาศหรือข่าวสารต่าง ๆ โดยส่งไปยังกลุ่มแทนการส่งไปยังบุคคลเป็นราย ๆ
2. สร้างรายชื่อลูกค้าหลักไว้ใน GAL วิธีนี้เป็นวิธีการง่าย ๆ หากบริษัทมีรายชื่อลูกค้าหลักที่ต้องการให้พนักงานใช้ร่วมกันก็ให้เพิ่มเข้าไปใน GAL เหมือนกับเพิ่มผู้ใช้งานของบริษัทธรรมดานั่นเอง ถ้า ZCS เป็นแบบไลเซนต์ตามจำนวนผู้ใช้ก็ระมัดระวังด้วย ถ้ารายชื่อลูกค้ามีจำนวนมากก็ให้ใช้วิธี GAL Sync จะเหมาะสมกว่า (รายละเอียดจะพูดภายหลัง)
3. รายชื่อใดที่ไม่ต้องการให้ปรากฏในรายการส่งเมล์ก็ให้กำหนดได้ใน GAL นี้

Contact ใส่ใจให้มากจะได้ประโยชน์ทางด้าน CRM

1. สร้างกลุ่มผู้ติดต่อเป็นหมวด ๆ เช่นเมล์เหล่านี้เป็นกลุ่มการตลาด เมล์เหล่านี้เป็นกลุ่มจัดซื้อ เมล์เหล่านี้เป็นกลุ่มเพื่อนเป็นต้น การจัดกลุ่มมีประโยชน์ในการแชร์ใช้ร่วมกัน และง่ายต่อการค้นหา
2. สร้าง Contact ได้ง่ายๆ เพียงคลิกซ้ายที่ Email Address ของผู้ติดต่อในหัวข้อ email ก็จะเป็นการเพิ่มเข้าไปใน Address book อัตโนมัติ หรือถนัดคลิดขวาเรียก popup menu ก็ได้
3. รายละเอียดที่กรอก contact ใน AB ควรใส่ให้มากที่สุด ถ้าหากบริษัทต้องทำ CRM ด้วยแล้วควรใส่รายละเอียดทุกหัวข้อ โดยเฉพาะวันเกิด AB ได้จัดเตรียมรายการให้กรอกรายละเอียด contact ถึงสองหน้า ถ้ากรอกข้อมูลครบถ้วนเราสามารถใช้ zimlet แจ้งเตือนวันเกิดของ contact และยังเก็บสถิติเช่นจำนนครั้งการติดต่อ มูลค่าการสั่งซื้อเป็นต้นได้อีก
4. ใน contact เรายังสร้าง Contact Group เพื่อส่งเมล์คราวเดียวไปถึงหลาย ๆ คนพร้อมกันได้ เช่นเดียวกับ Distribution List ใน GAL จะมีประโยชน์มากเมื่อเราจะส่งข่าวสารโปรโมชั่นสินค้า ข้อความจากบริษัทไปยังกลุ่มลูกค้าเป็นกลุ่ม ๆ ได้
5. การส่ง contact ไปยังทีมงานนอกจากแชร์ธรรมดาแล้วยังสามารถส่งไปรูปแบบของ Attachfile ได้อีกด้วยอีกทั้ง Import/Export ไปยังเมล์ client อื่นๆได้หรือจะ export เพื่อเก็บเป็น backup ก็มีประโยชน์เช่นกัน

ถึงบรรทัดนี้ท่านคงมีไอเดียในการจัดการ AB ขึ้นมาบ้างแล้วนะครับ ส่วนวิธีการจัดการที่เป็น step by step นั้นคอยพบกันในบทความหน้าครับ


เอวัง....