เลือกเมล์เซิร์ฟเวอร์แบบไหนจึงเกิดประโยชน์สูงสุดสำหรับองค์กร

เลือกเมล์เซิร์ฟเวอร์แบบไหนจึงเกิดประโยชน์สูงสุดสำหรับองค์กร

 

คุณผู้อ่่าน..ท่านที่เคารพ เมล์เซิร์ฟเวอร์มีมากมายหลายแบบ เราจะเลือกใช้แบบไหนดี จึงจะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุด วันนี้เรามาแชร์ความเห็นกันเรื่องนี้ดีไหม

1. ทำไมต้องใช้เมล์

เพราะการทำธุรกิจเรื่องติดต่อสื่อสารสำคัญมาก เป็นโครงสร้างพื้นฐานที่ต้องใช้ มีหลักฐานไว้สืบค้นย้อนหลัง มีความรวดเร็ว สะดวกใช้ได้ทุกที่ทุกเวลา การใช้โทรศัพท์ หรือเครื่องมือสื่อสารอื่น ๆ มีความรวดเร็วแต่อาจจะขาดหลักฐานไว้สืบค้นย้อนหลัง มีต้นทุนสูงเมื่อต้องติดต่อสือสารเป็นเวลานาน ๆ หรือต่างถิ่น ต่างเครือข่าย การสื่อสารต้นทุนต่ำ ใช้ได้ทั้งเสียงและเอกสารที่ยอมรับกันทั่วไปก็คือ e-mail เราแทบทุกคนล้วนมี e-mail address เป็นปกติเหมือนมีโทรศัพท์ เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตไปแล้ว

วันนี้ถ้ามีคนขอ e-mail แล้วท่านไม่มีใช้ โปรดพิจารณา... และหากเป็นการทำธุรกิจด้วยแล้ว ถ้ายังไม่มี e-mail ก็เลิกพูดไปเลยครับ

2. เลือกแบบไหนดีระหว่างของฟรีกับ @yourdomain.co.th

หลายคนบอกว่า @yourbisiness.co.th บ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือ และอิมเมจของบริษัท ส่วนเมล์ประเภทฟรีทั้งหลายเช่น @gmail , @hotmail สำหรับใช้ทั่วไป การสมัครใช้บริการบางอย่างในอินเทอร์เน็ต ไม่ยอมรับเมล์ฟรี เบื้องหลังเมล์เหล่านี้คือต้นทุนและเหตุผลที่มาที่ไปครับ

เมล์ฟรีทั้งหลาย เราไม่ได้ดูแลเซิร์ฟเวอร์เอง และไม่รู้ด้วยซ้ำว่าเครื่องเซิร์ฟเวอร์ที่เก็บเมล์ของเรานั้นอยู่ที่ไหน ข้อความสำคัญของการสื่อสารที่ส่งและรับก็ใช้ไปโดยไม่รู้ว่าผ่านเส้นทางไหนบ้าง จะมีใครอื่นรู้บ้างหรือเปล่าก็ไม่ทราบ ซึ่งก็อาจขาดความน่าเชื่อถือในข้อความที่สำคัญ ๆ ส่วน @yourdomain.co.th เราทราบแน่นอนถึงสถานที่ตั้ง เซิร์ฟเวอร์ที่เก็บ คนดูแล ระบบที่ใช้ข้อความที่ส่งหรือรับ จึงมั่นใจในถึงความน่าเชื่อถือ

3. Normal mail กับ Collaboration

เมล์ที่ใช้กันโดยทั่วจะมี Address book , Task , Calendar เป็นพื้นฐานเราใช้เครื่องมือเหล่านี้สำหรับตนเอง สมุดที่อยู่เก็บรายชื่อไว้ใช้คนเดียว Task จัดลำดับความสำคัญของงานไว้ใช้คนเดียว Calendar ปฏิทินเวลานัดหมายเอาไว้เตือนตนเท่านั้น เช่นนี้เรียกว่า Normal Mail ถ้าเราแบ่งใช้เครื่องมือเหล่านี้กับคนอื่น ๆ แบ่งใช้ address book แบ่งใช้ task แบ่งใช้ calendar ก็เป็นการทำงานร่วมกันเกิดการทำงานเป็นทีม ลดเวลา สร้างความเข้มแข็งในกระบวนการต่าง ๆ ด้วยคุณสมบัติของทีมเมล์ที่ใช้ลักษณะนี้เราเรียกว่า Collaboration
เมล์ฟรีก็มีให้บริการเช่น gmail หากใช้กันอย่างจริงจังก็ต้องเสียเงิน มีต้นทุน

เมล์ที่เป็น @yourbisiness.co.th ของเราใช้เครื่องมือเหล่านี้ร่วมกันได้หรือเปล่า หากใช้รับส่งเมล์อย่างเดียวก็เป็นเมล์พื้น ๆ เรียกว่า POP3 ผมเห็นบริษัทมหาชนแห่งหนึ่งมีผู้ใช้เมล์ที่เป็น @bisiness.co.th 50 รายชื่อ เมื่อมีการ update รายชื่อใหม่แต่ละครั้งทำเป็น excel แล้วส่งเป็น Attach File ไปให้ทั้งห้าสิบ adddress นั้น แต่ละคนเมื่อจะส่งเมล์ถึงคนที่ไม่ค่อยได้ส่ง หรือคนนั้นไม่ได้เก็บบันทึกไว้ใน Address book ก็ต้องถามและสืบค้นกันน่าดู บ่อยครับเห็นโทรไปถามปลายทางก่อนจะส่ง e-mail ถ้าเป็น Collaboration เมล์ลักษณะการทำงานแบบนี้จะไม่มี....

4. ตั้งเมล์เซิร์ฟเวอร์เอง หรือ ตั้งไว้ที่อื่น

การมีเมล์เซิร์ฟเวอร์เป็นของตนเอง และตั้งอยู่ในบริษัทเองเลย ถือว่าเป็นเรื่องน่าตื่นเต้นพอๆกับการจะซื้อรถคันแรกนั่นแหละครับ เพราะเมล์เซิร์ฟเวอร์คือสิ่งที่ใช้แล้วเปลี่ยนยาก ใช้แล้วใช้เลยและต้องต่อเนื่อง เพราะเป็นโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารนี่ครับ ต่อไปนี้คือเหตุผลดี ๆ ที่ควรจะต้องมีเมล์เซิร์ฟเวอร์เอง

4.1 มี admin เก่ง ๆ สามารถดูแลและติดต้งเซิร์ฟเวอร์ได้สารพัด รู้เรื่องเมล์ได้ทะลุปรุโปร่ง เหมือนมีช่างซ่อมรถเก่ง ๆ อยู่ในบ้าน เวลารถเสียไปไม่ต้องไปที่อู่ เรียกซ๋อมที่บ้านได้เลย ครับ... ถ้ามีแบบนี้ให้ 2 คะแนนไปก่อนครับ

4.2 มีงบประมาณ เพียงพอในการติดตั้งครั้งแรก และสำหรับดูแลในปีถัดไป ถัดไป ถัดๆไปได้ อย่างไม่ติดขัด ตัวอย่างการลงทุน เซิร์ฟเวอร์ดี ๆ แกร่ง ๆ 1 ตัว 50000 บาท โปรแกรมเมล์แบบขั้นเทพ 100000 บาท ตัวป้องกันสแปมขั้นเทพ 50000 บาท สายอินเทอร์เน็ตเป็นของตนเอง เอาแบบทางด่วนเลย ก็ตกเดือนละ 5-6 พันบาท ห้องเซิร์ฟเวอร์ขั้นเย็นฉ่ำ ระบบไฟที่ไม่ตกไม่เกินอีกสัก 100000 บาท ถ้ามีงบเหล่านี้พร้อมแล้วเขียนไว้ 4 คะแนนครับ

4.3 ต้องการทำงานเป็นทีมในองค์กร ใช้การวางแผนร่วมกัน การรับรู้ข้อมูลข่าวสาร การติดตามงาน การเก็บรักษาข้อมูลอย่างปลอดภัย การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างไม่มีข้อจำกัด ต้องการลดกระดาษ ลดการสื่อสารในหน่วยงาน เมื่อดีดลูกคิดแล้วการลงทุนในข้อ 4.2 น้อยกว่าผลที่ได้จากการลดต้นทุนในข้อนี้ เช่นลงทุนไปปีแรก 300000 บาท สามารถลดการซื้อกระดาษได้ 200000 และลดค่าโทรศัพท์ลงได้อีก 100000 พนักงานทำงานได้เต็มเวลาขึ้นอีกคนละ 1 ชั่วโมงต่อวัน จากผลการทำงานเป็นทีม เขียนไว้อีก 2 คะแนนครับ

รวมได้แปดคะแนนแล้วใช่ไหม

4.4 การเข้าถึงเมล์จาก device เครื่องมือสื่อสารต่าง ๆ ทำได้ครอบคลุมกว่าไหม ปัจจุบันเราใช้เครื่องมือสื่อสารที่ทันสมัยเช่น iPOD , iPad , SmartPhone , การเข้าถึงเมล์ที่ตั้งไว้ในองค์กรนั้นจากเครื่องมือสื่อสารเหล่านี้ทำได้หรือไม่ ถ้าทำได้ครอบคลุมมากที่สุดเขียนลงไป 2 คะแนนน ถ้าทำได้เพียงบางส่วนเขียนลงไป 1 คะแนน

รวมกันแล้วถ้าได้มากกว่า 8 คะแนน เห็นด้วยครับที่จะตั้งเมล์เซิร์ฟเวอร์ ขึ้นมาเอง หากได้คะแนนต่ำกว่าแปดฝากไว้กับคนอื่นดีกว่าครับ

เอวัง.....