เศรษฐกิจโลกแบบนี้จะลดต้นทุนไอทีได้อย่างไร?

ในสภาวะเศรษฐกิจถดถอยขณะนี้ เชื่อว่าหลายบริษัทคงเตรียมตัวหาหนทางลดต้นทุนทางด้านไอทีลง และการลงทุนทางด้านไอทีใหม่ ๆ ก็คงชลอไปก่อน ฝ่ายที่หนาวๆร้อนๆตอนนี้คงไม่พ้นฝ่ายไอทีหรือผู้ที่มีหน้าที่บริหารจัดการทางด้านไอทีแน่นอน หลายๆท่านได้เริ่มคิดทั้งนอกกรอบและในกรอบกันบ้างแล้ว อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะคิดในกรอบหรือนอกกรอบ ก็ต้องอยู่ในโลกของความเป็นจริงที่บริษัทว่าจะสามารถใช้ประโยชน์จากไอทีได้ และสามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้ด้วย..บริษัทไอทีทริปเปิลพลัสเอง ในฐานะผู้ให้คำแนะนำและจัดการระบบไอทีด้วยต้นทุนที่ต่ำ จึงอยากจะนำเสนอไอเดียจากประสบการณ์จริง และจากแนวความคิด(นอกกรอบ)บ้าง

ต้นทุนทางด้านไอทีแต่ละบริษัทอาจไม่เหมือนกัน บางบริษัทต้นทุนอยู่ที่การซ่อมบำรุงฮาร์ดแวร์ และการแก้ปัญหาต่าง ๆ บางบริษัทต้นทุนส่วนใหญ่อยู่ที่การซื้อ software เป็นต้น ไม่ว่าจะอยู่ส่วนไหนฝ่ายไอทีควรสรุปออกมาเป็นตัวเลขให้ได้ เพื่อจะได้ลดได้ตรงจุด และสิ่งหนึ่งที่หลายบริษัทเริ่มให้ความสนใจมากขึ้นคือระยะเวลาที่เสียไปกับการที่คอมพิวเตอร์นั้นทำงานไม่ได้ หรือต้องรอ เป็นต้นในบทความนี้จะไม่ใช้สูตรคณิตศาสตร์หรือทฤษฏีให้ดูยุ่งเหยิง แต่จะสรุปจากประสบการณ์ที่เห็นได้ในทางปฏิบัติ ดังนี้

แนวทางที่ 1 จัดคอมพิวเตอร์ให้เหมาะสมต่อจำนวนคนและต่อพื้นที่

---- ผู้เขียนพบบริษัทของลูกค้ารายหนึ่งมีเครื่องคอมพิวเตอร์ประจำโต๊ะของผู้ใช้งานทุกโต๊ะ เรียกว่าหนึ่งคนต่อหนึ่งเครื่อง มีผู้ใช้จำนวน 30 คน คอมพิวเตอร์ก็จำนวน 30 เครื่อง ในช่วงเวลาที่ผู้เขียน implement นั้นพบว่าคอมพิวเตอร์บางเครื่องหนึ่งอาทิตย์ก็ยังไม่เคยเปิดเลย ในส่วนของผู้ใช้งานหากเครื่องของตนเองเสียก็จะรอจนกว่าเครื่องจะซ่อมเสร็จไม่ยอมไปใช้คอมพิวเตอร์ของคนอื่น เป็นต้น เมื่อคอมพิวเตอร์ที่เป็นประธานของต้นทุนมีจำนวนมาก รายจ่ายต่าง ๆ ย่อมมีตัวคูณมากไปด้วย
--------- ฉะนั้นการจัดสรรจำนวนผู้ใช้งานต่อคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่องจะช่วยลดต้นทุนได้เช่นตัวอย่างข้างต้น ผู้เขียนได้ implement โดยจัดคอมพิวเตอร์ 1 เครื่องต่อผู้ใช้ 3 คน คอมพิวเตอร์จะลดลงเหลือเพียง 10 เครื่อง มีที่ต้องใช้โปรแกรมเฉพาะด้านอีกประมาณ 10 เครื่อง โดยแนวทางนี้บริษัทสามารถใช้คอมพิวเตอร์ 20 เครื่องกับปริมาณงานเท่าเดิมได้
--------- ส่งเสริมระบบจำนวนผู้ใช้ต่อเครื่องให้เป็นจริงมากขึ้นด้วยการตั้งคอมพิวเตอร์แบบ pool กลางแต่ละฝ่ายก็จะมีพื้นทีว่างในห้องก็จัดคอมพิวเตอร์ออกจากโต๊ะทำงานและจัดเรียงให้เป็นระเบียบในแต่ละฝ่าย ส่วนใหญ่จะโดนต่อต้านบ้างในช่วงแรก เมื่อทำเป็นระบบทัังหมดแบบเสมอภาคกันแล้ว ทุกฝ่ายก็จะยอมรับ อีกทั้งยังทำให้ตนเองมีพื้นที่โต๊ะทำงานมากขึ้นด้วย

แนวทางที่ 2 ส่งเสริมให้ใช้ข้อมูลผ่านระบบ network เพื่อช่วยลดเวลา และกระดาษให้มากที่สุด
------ บริษัทที่มีคอมพิวเตอร์มากกว่าสองเครื่องส่วนใหญ่จะมี network เราก็ใช้ network นั้นให้เป็นประโยชน์มากที่สุด โดยทำเป็นพื้นที่ให้ผู้ใช้ได้ใช้ประโยชน์ร่วมกัน เมื่อฝ่ายหนึ่งจะส่งรายงานหรือไฟล์ให้อีกฝ่ายหนึ่ง แทนที่ copy ลง flash drive หรือพิมพ์เป็นเอกสารไปให้ก็ส่งเป็นไฟล์ไป กระดาษก็จะลด เครื่องพิมพ์ก็จะใช้งานน้อยลง แต่ละหน่วยงานก็ต้องมาตกลงกันว่าเอกสารแบบไหนที่ต้องการกระดาษ เอกสารแบบไหนที่ไม่จำเป็นต้องเป็นกระดาษ ในบริษัทลูกค้าตัวอย่างนั้นผู้เขียนได้เอาคอมพิวเตอร์จากที่เหลือด้วยการจัดสรรนั้นมาทำเป็น Linux Server 1 เครื่อง และทำเป็น Linux Mail Server อีก 1 เครื่อง ให้พนักงานได้ใช้ทั้ง file shareing และเมล์ภายในกันเลย สิ่งที่เห็นได้ชัดเจนคือเวลาที่ผู้ใช้งานต้องสูญเสียไปกับการ copy ข้อมูล การเดินไปหาอีกฝ่ายหนึ่ง และกระดาษลดลงอย่างเห็นได้ชัด

แนวทางที่ 3 คอนฟิกคอมพิวเตอร์ให้ stable เสียแต่ต้น ปิดวงจรไวรัสทั้งหลาย ช่วยลดการซ่อมบำรุงคอมพิวเตอร์ได้มาก
----- ผู้เขียนได้ set คอมพิวเตอร์ทั้งหมดนั้นโดยหยุดฟังก์ชั่น autorun / autoplay และหยุด serverice ต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็น เพื่อปิดทางการทำงานของไวรัส มีการ set ระบบ restore ข้อมูลเมื่อโปรแกรมวินโดสว์เกิดเสียหาย ก็เรียกระบบเดิมกลับมาใช้งาน โดยไม่ต้องติดตั้ง hardware ใดๆ อันเป็นการเพิ่มต้นทุนอีก ทุกอย่างนั้น config ได้โดยตัวของวินโดวส์เอง หากคอมพิวเตอร์เครื่องใดเสียก็ให้ admin ของบริษัทแก้ปัญหาตามแนวทางที่ set ไว้ เกือบหนึ่งปีที่ไม่เคยยกเครื่องออกไปซ่อมกันเลย มีเพียงแต่ตัว hardware เสียเท่านั้น และไวรัสที่ติดเข้ามาในเครื่องแทบจะไม่มีเลย ก็ช่วยประหยัดการงบการซ่อมบำรุงลงไปเยอะ

ทางด้านการใช้ internet และการลงทุนด้าน network เช่น ระบบจัดเก็บ log ที่จำเป็นต้องมีก็ได้ติดตั้ง endian community โดยการคอมพิวเตอร์ที่เหลือนั้นมา set เพิ่ม...

ส่วนแนวทางการใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวและแชร์กันด้วย MagicMirror หรือแม้แต่ระบบ ThinClient นั้นผู้เขียนก็เคย Implement มาแล้ว เห็นว่าประหยัดได้ในช่วงแรกเท่านั้น แต่จะเสียค่า maintenance สูงมาก และระบบไม่ค่อย stable เท่าที่ควร

และอีกแนวทางหนึ่งคือการใช้ application office ด้วย opensource ทั้งหมดนั้น ก็ต้องดูบริษัทคู่ค้าของเราด้วยว่าการติดต่อสื่อสารกันจะทำได้สะดวกหรือไม่ อย่างไร เท่าที่ผู้เขียได้ implement ให้กับบริษัทแห่งหนึ่งด้วยการใช้ open source ในงานด้าน office พบว่าในบริษัทเองไม่ค่อยมีปัญหา แต่จะมปัญหาเมือต้องติดต่อสื่อสารกับบริษัทคู่ค้าต่าง ๆ จึงยกเลิกไป ไม่ประสบผลสำเร็จเท่าที่ควร..

นี้เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งและยังเป็นความคิดในกรอบอยู่ บทความถัดไปผู้เขียนจะนำเสนอความคิดนอกกรอบที่กำลังทำอยู่ให้พิจารณาต่อไป...