ทำเองหรือซื้อดี กับการมี mail server ในองค์กร??

บริษัทได้อะไรบ้าง จากการมี mail server ของบริษัทเอง

การมี mail serve ภายในบริษัทหมายถึงมีเครื่อง server ของตนเองตั้งอยู่ภายในบริษัท มีการบริหารจัดการเอง กล่าวง่าย ๆ ก็คือซื้อเครื่อง server มาใช้นั่นเอง เมื่อมี server ของตนเองแล้วสิ่งตามมาคือค่าใช้จ่ายทางการ maintenance และการฝึกอบรมการใช้งาน และการดูแล ทำให้บริษัทที่จะตัดสินใจว่าจะมีเครื่อง mail server ของตนเองสักเครื่องต้องชั่งน้ำหนักมากพอควร การจะตัดสินใจได้จึงต้องตั้งคำถามให้มาก ๆ เพื่อนำไปสู่คำตอบที่คุ้มค่าและตรงประเด็น หนึ่งในคำถามทีควรถามคือ

บริษัทจะได้อะไรบ้างจากการมี mail server ของตนเอง

1. เอกสารต่าง ๆ ลดลง
- ลดได้จริงหรือไม่ ต้องใช้ประกอบกับวัฒนธรรมขององค์กรเรื่องการใช้กระดาษ และเครื่องมือทางด้านไอทีเ่ช่นสั่งพิมพ์เป็นไฟล์ pdf การส่งเสริมพฤติกรรม preview ก่อนพิมพ์ การสร้างกฏเกณฑ์งานที่เข้าข่ายต้องพิมพ์ เมื่อลดการพิมพ์ได้สิ่งที่ลดต่อมาคือ เครื่อง printer ลดลง หมึกไม่ต้องซื้อหรือเติมต่อไป กระดาษก็ลดเป็นลำดับได้ตามลำดับ
- ในปีหนึ่ง ๆ บริษัทต้องเสียค่ากระดาษ ค่าเครื่องพิมพ์ไปเท่าไหร่ ?
- toptic คือ ลดกระดาษ ลดเครื่องพิมพ์ ลดค่าซ่อม ลดค่าไฟ

2. การสื่อสารเร็วขึ้น
- เปรียบเทียบกับการส่งเอกสารปัจจุบัน
- topic คือ ลดระยะทาง เพิ่มเวลาการทำงาน ลดการสื่อสารด้วยช่องทางอื่น ๆ เช่นโทรศัพท์
ต้องสร้างวัฒนธรรมการรับเมล์ให้ได้ เนื่องจากเมล์อยู่ในคอมพิวเตอร์ถ้าผู้ใช้งานไม่ใส่ใจ ก็เหมือนกระดาษที่วางอยู่ในตู้ หากประโยชน์อันใดไม่ได้


3. มีหลักฐานด้านการสื่อสาร และการสั่งงาน
- การสั่งการด้วยวาจา ย่อมมีปัญหาความไม่ชัดเจน ความคลุมเครือ อาจทำให้งานเสียหาย จากการสื่อสารได้
การมีหลักฐาน หรือสั่งงานเป็นลายลักษ์อักษร ย่อมให้ความชัดเจนมากกว่า และทั้งผู้สั่งงานและรับงานมีความเข้าใจในงานเดียวกัน